Sempre que adquirimos um produto, seja ele em uma loja virtual ou física, recebemos alguns documentos que comprovam a transação, como a nota fiscal de compra, certo? Um desses documentos é a NFC-e.
Apesar de a sigla não ser das mais conhecidas, esse documento é um dos mais importantes para que posteriores consultas sobre a compra possam ser realizadas e o consumidor esteja sempre resguardado sobre a sua aquisição.
Por exemplo, ao adquirir um aparelho de televisão, o cliente recebe a NFe, que é a Nota Fiscal Eletrônica, o certificado de garantia e, também, a NFC-e, que é a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica.
Com este documento em mãos, o consumidor poderá comprovar a aquisição do eletro, consultar as informações da compra em momentos posteriores e garantir o acionamento de serviços como o de garantia.
Sem dúvidas, entender o que é, como funciona e quais são os procedimentos que envolvem a NFC-e é fundamental tanto para o cliente, que utilizará o documento para fins de segurança, quanto para o vendedor.
Entretanto, no caso do vendedor, este documento será utilizado para outras finalidades que vão além da segurança, afinal, a NFC-e também é utilizada para fins burocráticos.
Devido ao fato de esse assunto ser dúvida para muitas pessoas, desenvolvemos este artigo que aborda tudo o que você precisa saber sobre esse documento, incluindo seus prazos e benefícios.
O que é NFC-e?
Como citado no início do texto, NFC-e é a sigla que significa Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica. Esse documento é emitido sempre que o cliente efetua uma compra em uma determinada loja.
Basicamente, ele servirá como uma comprovação da transação tanto par ao cliente, caso o mesmo precise executar seus direitos, como o de garantia, quanto para o lojista, que prestará contas tributárias sobre as transações.
Em suma, a NFC-e é o futuro substituto da Nota Fiscal de Venda a Consumidor, que é gerada pelos estabelecimentos em uma impressora específica (ECF) e que possui maior burocracia em seus processos.
Entretanto, não confunda. NFC-e é diferente de NF-e e, inclusive, o documento que o cliente leva para casa impresso também não é a NFC-e.
Na realidade, a NFC-e é um arquivo XML (assim como a NF-e) que é emitido no momento da compra. Para o cliente, o lojista entregará uma DANFE-NFC-e, que é um resumo do documento original e que será utilizado para consulta-lo.
Para que a NFC-e foi criada?
Basicamente, o objetivo do documento é informatizar a emissão do cupom fiscal e facilitar a comunicação com o sistema SEFAZ. Assim, o consumidor poderá consultar a transação sempre que achar necessário.
Além disso, a emissão da NFC-e é simplificada e a DANFE deste documento pode ser impressa em papel convencional, sem a necessidade de uma impressora especial e nem uma fiscalização especial sobre os equipamentos.
O DANFE da NFC-e é o documento que o cliente leva para casa, impresso, e que serve como uma chave para que a transação de compra seja consultada posteriormente.
No DANFE, estão presentes apenas as informações principais da compra, além de um QR Code e uma chave de acesso, que são utilizados para acessar a NFC-e original e todas as informações do processo.
O DANFE é um documento emitido imediatamente após a confirmação da compra e que deve ser entregue para o consumidor. A partir daí, é dever do cliente manter este documento seguro e acessível.
Quais os benefícios da NFC-e?
Na verdade, o principal benefício da criação desta versão da nota fiscal é facilitar a vida do consumidor e também a do lojista, já que a burocracia reduz de forma substancial e os processos são agilizados.
Entretanto, existem muitos outros pontos em que a NFC-e é fundamental e que, em breve, a tornarão indispensável:
- Facilidade de acesso às informações da compra a qualquer momento;
- Disponibilidade de consulta da transação por meio de qualquer dispositivo (smartphone, tablet, computador etc.);
- Dispensa da necessidade de um equipamento especial para a emissão da nota fiscal;
- Impressão do DANFE-NFC-e em papel comum, reduzindo custos para o lojista;
- Facilidade de comercialização de produtos em diferentes pontos de venda, sem a necessidade de autorização prévia do Fisco, desde que os documentos sejam emitidos corretamente;
- Unificação da geração de notas entre os canais físicos e digitais de venda das empresas.
Como emitir a NFC-e?
Assim como o processo foi desburocratizado, ele também se tornou simples, com a possibilidade de o lojista contratar um sistema que seja de sua confiança para realizar a emissão dos documentos e a comunicação com a SEFAZ.
Dessa forma, por não existir um único sistema central de comunicação, existem diversas possibilidades no mercado e o lojista pode escolher qual atenderá melhor as suas necessidades.
O mais importante, para essa contratação, é certificar-se que o software contratado atende a todos os requisitos da legislação para poder funcionar.
Após a contratação, este sistema deve ser instalado nas máquinas que farão a emissão das NFC-e e um certificado digital também deve ser instalado nestes computadores.
O certificado servirá para assinar digitalmente os documentos gerados, facilitando o processo e entregando uma garantia ainda maior de segurança para os clientes.
Por fim, após a finalização de uma transação de venda e emissão da NFC-e, o sistema deverá transmitir o documento para o sistema da SEFAZ.
Caso ocorra algum problema de internet ou algo semelhante que impeça a comunicação imediata, o sistema deverá salvar o documento localmente e reenviar à SEFAZ dentro de 24h.
É necessário guardar as notas eletrônicas?
Apesar de o processo ter sido facilitado, a necessidade de armazenar todas as NFC-e por 5 anos, no mínimo, ainda existe, já que ela é uma segurança tanto para o consumidor quanto para o lojista.
Para isso, é indicado que se contrate um serviço de armazenamento em nuvem para garantir a integridade dos documentos e a possibilidade de acesso de qualquer lugar do mundo.
Conclusão
A NFC-e é um documento necessário para qualquer lojista que faça a venda de produtos e que foi criada para informatizar cada vez mais as transações, entregando maior segurança para vendedor e cliente.
Além disso, a comunicação com a Secretaria da Fazenda se tornou mais fácil e menos burocrática, o que poupa tempo e recurso do empreendedor, uma diferença significativa no dia-a-dia da empresa.