Uma gestão financeira eficiente é aquela que conhece a fundo a origem de todas as despesas da empresa, assim como suas principais fontes de receita.
Esses dados são a base para o estabelecimento de um planejamento estratégico de recursos eficiente a longo prazo. Além disso, é a partir dessas informações que se poderá estabelecer um sistema de preços que garanta à sua empresa uma margem de lucro que lhe permita crescer e continuar a se desenvolver.
A seguir você confere:
Como identificar as despesas da sua empresa
O que são as despesas operacionais
Qual o impacto das despesas operacionais na política de preços da sua empresa
Como tornar a sua gestão financeira mais eficiente
Vamos lá?
Gerenciamento financeiro: rastreando as despesas da sua empresa
Rastrear as despesas da sua empresa significa ter clareza sobre o quanto custa para que você a mantenha de portas abertas, operante.
Há uma grande variedade de despesas que estão implicadas no funcionamento de uma empresa. Poderíamos incluir aqui os seus custos prediais fixos ou seus custos fixos com a manutenção da sua página de e-commerce. Os salários devidos aos seus funcionários, os valores investidos na compra de materiais junto aos fornecedores, as diversas taxas e impostos, os valores pagos à sua operadora de cartões e assim por diante.
A lista de despesas não é pequena, como qualquer gestor experiente poderá comprovar.
Para melhor administrar essa lista, é necessário adotar estratégias que permitam compreender onde, quando e porque o dinheiro da sua empresa está sendo investido. E, para isso, categorizar suas despesas é um passo essencial.
Lista de Despesas
1-Incidência de impostos: inclui taxas como ISS, ICMS e outras;
2- Custos de produção: entra nesta categoria todas as despesas relativas à produção de bens pela sua empresa, tais como os custos com matéria prima, aquisição de embalagens, aparato logístico e transporte de mercadorias, por exemplo.
3- Custos comerciais: as despesas referentes à divulgação e venda dos seus produtos podem ser categorizadas como “custos comerciais”. Alguns exemplos práticos dessas despesas são os valores investidos em anúncios, produção e distribuição de panfletos e consultoria de marketing. Além dos valores pagos para a sua equipe de vendas sob a forma de comissão.
4- Custos administrativos: manter a administração da sua empresa em dia também tem um custo – e ele entra na categoria “custos administrativos”. Estão aqui incluídos os valores gastos com escritórios de contabilidade, serviços de consultoria de gestão e softwares de gestão online, do tipo ERP, CRM e outros.
5- Custos de funcionamento: as despesas necessárias para que a sua empresa possa operar no dia a dia entram nesta categoria. Entre elas estão os custos com a sua folha de pagamentos e todas as despesas relativas à infraestrutura. Isso inclui gastos com a manutenção e limpeza. Materiais de escritórios e as viagens para vendas diretas também podem ser contabilizados nesta categoria.
6- Custos bancários: as taxas administrativas referentes à emissão e baixa de boletos bancários, assim como os valores repassados para a sua operadora de cartões de crédito são exemplos de despesas que pertencem a esta categoria.
Despesas operacionais: o que são e como identificá-las?
As despesas operacionais são aqueles gastos necessários para que a sua empresa possa operar no dia a dia. É claro que nem todas as despesas que são consideradas “operacionais” são da mesma natureza. Enquanto algumas despesas são fixas, com valor facilmente calculado, outras são variáveis, oscilando de um mês para o outro.
Uma boa forma de manter o controle sobre as suas despesas é a realização de um fluxo de caixa. Nele, a sua gestão poderá facilmente identificar os elementos que constituem as suas despesas operacionais.
Podem ser consideradas despesas operacionais fixas os valores destinados ao custeio do aluguel do seu ponto comercial e/ou da hospedagem da sua página de e-commerce, bem como todos os custos prediais – condomínio, água, luz, internet e telefone, por exemplo. Outro exemplo de custo fixo é a sua folha de pagamentos (incluindo aí os valores destinados à INSS e FGTS).
Já as despesas variáveis podem incluir os valores pagos em comissões à sua equipe de vendas. Os custos com fornecedores ou ainda os investimentos realizados em marketing devem ser incluídos. Essas despesas não são contínuas, e seu valor tende a oscilar de um mês para outro.
Definindo preços: qual o impacto das suas despesas operacionais no preço de venda?
O cálculo do valor total necessário para arcar com as suas despesas operacionais tem um papel importante na definição dos preços no estabelecimento. Afinal, é preciso identificar o seu ponto de equilíbrio financeiro.
Na hora da precificação, é preciso ter na ponta do lápis os valores referentes às despesas operacionais dos últimos 12 meses. Assim como a soma das receitas obtidas, para calcular com qual porcentagem o preço de cada produto deve contribuir para arcar com as suas despesas operacionais, conforme a fórmula:
(Soma das despesas fixas)/(Soma das receitas / vendas) x 100
O preço final será então definido levando em conta a porcentagem que cada venda deve contribuir para as suas despesas operacionais, o custo efetivo do produto e a margem de lucro desejada, de acordo com a fórmula a seguir:
PV = CR + DO + ML
Onde:
PV = Preço de venda
CR = Custo real
DO = Despesas operacionais (em %)
ML = Margem de lucro (em %)
Ferramentas para uma gestão financeira mais eficiente
Como vimos acima, a manutenção de um fluxo de caixa eficiente é parte essencial do seu controle de despesas operacionais e do processo de precificação como um todo. É, ainda, a partir do seu controle de fluxo de caixa, que a sua gestão poderá identificar quais os custos desnecessários ou com baixo retorno que podem ser cortados. Além de indicar quais as áreas que estão demandando um investimento maior.
Para te ajudar a tornar a sua gestão financeira ainda mais eficiente, há duas ferramentas que são de grande auxílio: as planilhas de fluxo de caixa e os sistemas ERP online.
A principal vantagem da primeira dessas ferramentas é que esta pode ser facilmente encontrada na Internet, disponibilizada para download sem custos adicionais. Por outro lado, o trabalho com planilhas exige que a sua equipe realize a alimentação manual de dados. Essa operação acaba tomando tempo e correndo o risco de erros no preenchimento das informações.
Para evitar isso, vale apostar em uma ferramenta mais completa e inteligente: o ERP online. Um ERP é um sistema de planejamento estratégico de recursos que conta com funcionalidades que vão muito além do simples fluxo de caixa. A integração dos dados inseridos no sistema permite melhorar a comunicação interna da sua equipe. Além de garantir que todos os dados do sistema sejam atualizados sempre em tempo real.
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