Ter uma empresa saudável, com possibilidade de crescimento e competitividade no mercado depende de inúmeros fatores, entre eles, o controle financeiro. Para isso, é necessário ter um setor financeiro organizado.
É comum vermos, em conteúdos voltados a resultados e crescimento empresarial, a caracterização do setor comercial como o coração de uma empresa, todavia, na prática, não exatamente assim que as coisas funcionam.
Isso porque, sem um setor financeiro funcional, organizado e com um controle financeiro perfeito, nem a empresa com o melhor departamento comercial é capaz de se manter viva e em crescimento por muito tempo.
É o departamento financeiro que controla todos os recursos da organização, entrada e saída de capital, assim como a gestão de como a verba da empresa será investida para a obtenção de melhores resultados.
É exatamente por isso que este setor é, geralmente, o mais próximo da gestão do negócio, desde as pequenas empresas até as grandes organizações. Manter o comando da empresa ciente das finanças é fundamental.
Como funciona o departamento financeiro?
Nas empresas de pequeno porte, é normal que o controle financeiro seja feito por um sócio ou por uma pessoa que está muito próxima a ele, mantendo-o ciente de toda a movimentação das finanças da organização.
À medida que o negócio cresce, a equipe financeira pode ganhar mais pessoas e um time pode ser montado, todavia, sem perder o contato direto com o conselho e com todos os outros times de gestão.
Normalmente, o setor financeiro está conectado com todos os setores, controlando os centros de custo, investimentos para cada equipe e gerindo o orçamento da empresa como um todo.
Qual a importância do controle financeiro?
No mundo todo, são inúmeros os casos de empresas que tinham potencial no mercado, entregavam produtos e/ou soluções de qualidade, entretanto, não conseguiram se sustentar por desorganização nas finanças.
Gastar demais, não controlar o fluxo de caixa ou permitir que a equipe cresça além do que a empresa pode pagar são apenas alguns dos problemas enfrentados por negócios que não possuem controle financeiro.
Por isso, para que a sua empresa siga um caminho saudável nas finanças e o seu setor financeiro fique cada vez mais organizado, siga as dicas a seguir.
Práticas para obter um melhor controle financeiro da sua empresa
As dicas a seguir são para todo tipo de negócio e dos mais variados portes. Algumas práticas se aplicarão melhor para os negócios que estão em estágios mais iniciais, outras para todos os portes.
O mais importante, quando se fala em crescimento com controle financeiro, é obter uma escalada saudável. De nada adianta a empresa crescer, aumentar o número de clientes e não ter um financeiro saudável e bem controlado.
O crescimento desordenado pode ser até prejudicial para o negócio, já que o fluxo de caixa deve aumentar e a bagunça pode se instaurar de forma generalizada na sua organização.
Separe as finanças da empresa das finanças pessoais
Esse é o ensinamento básico para qualquer negócio, a saúde financeira da sua empresa depende disso e ela só vai crescer quando esta regra for seguida à risca.
Uma boa prática para que a separação seja seguida é o estabelecimento de um pró-labore para os sócios desde o início. Assim, a verba que será destinada aos donos será limitada e de acordo com o que a empresa pode pagar.
Em negócios individuais ou familiares o erro de misturar o dinheiro da empresa com as finanças pessoais é ainda mais comum, entretanto, pode levar a empresa à falência, portanto, desde o início, defina o que é dinheiro da empresa e preserve-o.
Organize recebimentos, pagamentos e prazos
Ter ciência dos custos e das receitas da empresa é necessário. Para isso, o controle do fluxo de caixa e dos prazos é essencial para que as contas sejam pagas sem juros e o caixa se mantenha positivo.
Um erro comum é a falta de planejamento quando são estabelecidos os prazos de pagamento, afinal, estes devem estar alinhados com as previsões de recebimento.
Até mesmo empresas individuais podem contratar sistemas on-line que auxiliem na gestão do fluxo de caixa por valores muito baixos. Esse gerenciamento pode significar muito para a obtenção do controle financeiro.
Já em empresas de médio e grande porte, a utilização de um sistema mais robusto é necessária. Para isso, os ERPs podem ser a solução. Esse tipo de sistema possui, geralmente, todos os recursos que a sua empresa precisa.
Desde a gestão de fluxo de caixa até outras funcionalidades como a comunicação com sistemas contábeis e a geração de nota fiscal, um ERP se faz essencial à medida que a sua organização começa a atingir patamares maiores.
Faça previsão de custos e defina os orçamentos
Toda empresa possui os seus setores, como financeiro, comercial, marketing, operacional, entre outros. Mesmo que uma mesma pessoa execute várias funções, esses setores existem.
Para que as finanças do seu negócio se mantenham saudáveis, mantenha sob controle os custos que cada setor possuirá durante o ano, por exemplo, e defina orçamentos para todo o período.
Assim, você terá um teto de gastos e terá ciência que, se faturar aquele valor, conseguirá cumprir com todos os compromissos da empresa. Da mesma forma, metas comerciais podem ser criadas com mais facilidade.
Disciplina e acompanhamento
Um dos primeiros passos para a obtenção do sonhado controle financeiro no seu negócio é a disciplina. Algumas práticas precisam ser seguidas com constância e de forma cíclica. A disciplina o auxiliará a não falhar na execução.
Por exemplo, tudo que entra e sai no caixa da empresa precisa ser registrado. Produtos que entram em estoque, vendas efetuadas e outros custos ou receitas que possam surgir precisam ser registradas.
A falha nessa prática pode pôr em xeque todo o controle que você deseja implantar no seu negócio. Oriente a sua equipe, principalmente a financeira, a utilizar os sistemas e alimentá-los de forma religiosa.
Por fim, acompanhe o andamento das finanças da sua organização. Para grandes empresas, esse acompanhamento pode acontecer de forma mensal, já para os negócios menores, reduza o ciclo a encontros semanais ou até diários.
A diferença é que, normalmente, negócios maiores já possuem uma certa estabilidade que permite que o acompanhamento seja mais espaçado sem que grandes impactos sejam sentidos.
Já nas pequenas empresas, a instabilidade é maior e possíveis movimentações muito bruscas precisam ser acompanhadas de perto. Desta forma, é possível reagir aos acontecimentos de forma mais rápida e eficiente.
Gostaria de melhor seu controle financeiro?
Conclusão
Uma empresa saudável precisa de um controle financeiro muito organizado. Para isso, organizar o setor financeiro é essencial. As 4 práticas elencadas neste artigo são essenciais para QUALQUER negócio.
Se você está falhando em alguma delas, reveja as ações e procure adequar o seu negócio para segui-las. Acredite, qualquer empresa que obteve um crescimento saudável seguiu cada uma delas à risca.