A pergunta pode até parecer banal, mas você sabe qual é a diferença entre custo e despesa? E a diferença entre gasto e investimento, você saberia explicar qual é?
Se esses conceitos ainda não estão bem claros, vale redobrar a atenção! – e isso porque o domínio de conceitos básicos da gestão financeira, como esses que mencionamos acima, é um dos passos essenciais na hora de assegurar o sucesso do seu negócio.
É através dessas noções elementares – custo, despesa, gasto e investimento – que a sua equipe poderá direcionar de forma mais eficiente o seu planejamento financeiro estratégico. São esses mesmos conceitos que servirão, posteriormente, para a sua análise do desempenho financeiro da empresa no período para reduzir custos e que darão a tônica dos processos de busca por melhoria contínua.
E é justamente para te ajudar nessa empreitada que este artigo foi preparado. Nele você confere:
● Qual a definição de custo no contexto empresarial;
● Como diferenciar na prática entre custo e despesa;
● Qual a importância dos conceitos de custo e despesa para o desenvolvimento da sua empresa;
● Dicas de ferramentas para melhoria da gestão financeira da sua empresa.
E aí, pronto para pôr as mãos à obra? Então vamos lá!
O que é “custo”?
Custo é todo e qualquer valor que a sua empresa invista para a produção de determinado produto ou para o oferecimento de determinado serviço. Esse conceito abarca o capital que é investido na aquisição de insumos sem os quais não seria possível manter a sua produção operante.
Entram na lista de custos, por exemplo, os valores desembolsados na aquisição de matérias primas, na contratação de mão de obra para a produção ou na terceirização dessa equipe, assim como os valores correspondentes à energia necessária para o funcionamento dos aparatos da linha de produção.
Dois tipos de custos podem ainda ser identificados no seu fluxo de caixa: os custos diretos e os custos indiretos.
Por “custos diretos” entendemos aqueles que estão diretamente conectados com a produção da sua empresa. Os itens que compõem o custo direto da sua produção podem ser conectados ao produto final com bastante facilidade, como ocorre no caso das matérias-primas.
Já os “custos indiretos” são aqueles sem os quais a produção não seria possível, mas que não são facilmente visíveis no produto final, visto que sua participação no processo de montagem é indireta. Entram aí, por exemplo, os valores investidos em energia, água e peças para maquinário.
Qual a diferença entre “custo” e “despesa”?
Como vimos acima, “custo” descreve todos os capitais direcionados especificamente para a linha de produção da sua empresa. As “despesas”, por sua vez, representam os valores gastos na manutenção cotidiana da sua empresa.
São exemplos de despesas os valores investidos no aluguel do seu ponto comercial ou na hospedagem online da sua página de e-commerce, assim como aqueles valores destinados para sua folha de pagamentos e materiais de escritório.
Em outras palavras, as “despesas” da sua empresa englobam o seu investimento de ponto de partida: isto é, aqueles valores necessários apenas para sua empresa estar ali, de portas abertas, pronta para receber um cliente e para acomodar o seu staff administrativo.
Como ocorre no caso dos custos, também suas despesa podem ser sub-classificadas em dois grupos distintos: as despesas fixas e as despesas variáveis.
Por “despesas fixas” entendemos aqueles valores que independem dos resultados das vendas da empresa no período. Alguns exemplos práticos são os salários do seu quadro de funcionário e a locação do seu ponto comercial.
Já as “despesas variáveis” são aquelas cujos valores variam de um mês para o outro, sempre de acordo com as vendas da empresa naquele exercício. As comissões da sua equipe de vendas, por exemplo, oscilam em função do volume total de vendas, assim como os fretes de mercadorias vão depender da quantidade de produtos deslocados e entregues no mês.
Como a distinção conceitual entre “custo” e “despesa” afeta a sua gestão?
Conceitos como custo e despesa são fundamentais na hora de realizar o planejamento financeiro da sua empresa, e impactam diretamente o seu processo de precificação. Afinal, é a partir de um conhecimento detalhado dos valores necessários para manter a empresa operante e para garantir a produção, que a sua equipe poderá estabelecer metas de vendas e preços individuais que permitam que o seu negócio vá além de “pagar a si mesmo” – sendo capaz de conquistar uma margem de lucro que assegure os recursos necessários para o pleno desenvolvimento da sua marca.
A distinção entre esses conceitos permite ainda que a sua equipe tenha plena ciência de onde está sendo investido o dinheiro da sua empresa. Assim, a sua gestão poderá rastrear e atuar de forma a para maximizar o retorno obtido a partir desses valores.
Outros dois conceitos chave para uma administração financeira eficiente são as noções de “gasto” e “investimento”, já mencionadas anteriormente. O primeiro cobre os valores despendidos com imprevistos, falhas e atrasos – ou, em outras palavras, todos os valores que foram gastos e que não estavam contabilizados no seu planejamento financeiro inicial. Já o segundo se refere aos valores empregados para aumentar o valor da empresa, seja através do aumento da sua capacidade produtiva, da sua área física ou do treinamento de seus colaboradores.
Uma empresa com uma boa saúde financeira é aquela que controla custos e despesas na ponta do lápis, evitando gastos e capitalizando recursos para, assim, realizar investimentos que permitam agregar valor à sua marca.
Ferramentas para melhoria da gestão financeira da sua empresa
Duas ferramentas em especial se destacam quando o assunto é a organização da saúde financeira da sua empresa: as planilhas de controle financeiro e os sistemas ERP online.
A seguir você confere mais detalhes sobre cada uma delas –
● Planilhas de Controle Financeiro: ferramenta mais simples e prática, facilmente encontrada na Internet, as planilhas financeiras permitem acompanhar no dia a dia todas as movimentações do capital da sua empresa. Informações referentes às vendas, custos e despesas recebem cada qual um espaço próprio para registro, auxiliando sua equipe a organizar as contas da empresa. Funcional, as planilhas tem uma única desvantagem, a saber: elas dependem do preenchimento manual e, por isso, exigem conferência constante para evitar equívocos nos dados registrados.
● Software ERP online: ferramenta inteligente, desenvolvida para otimizar a sua gestão através da integração dos diversos dados inseridos no sistema, um software ERP online é uma ótima forma de manter todos os custos, despesas e investimentos sob controle constante. Com armazenagem na Nuvem e atualização automática dos dados, o ERP permite que a sua equipe se concentre naquilo que realmente importa: o seu cliente!
