Como você deve saber, com alguma periodicidade, as notas fiscais sofrem mudanças, inclusive, em relação ao seu layout. É isso o que acontece a partir de agosto de 2018, quando não poderão mais ser enviadas as NF-e 3.10.
Ao invés dela, o modelo aceito é o da NF-e 4.0 que, na realidade, desde 2017 já pode ser usada. A diferença é que, agora, o modelo antigo não é mais aceito. Ou seja, as notas fiscais eletrônicas no padrão 3.10 não são mais validadas pelos órgãos do governo.
Portanto, se a sua empresa comercializa produtos deve estar a par dessas novas mudanças. E para saber tudo a respeito delas, continue lendo este artigo e descubra quais são as principais mudanças da NF-e 4.0.
Informações presentes nos tópicos a seguir:
- Como funciona a nova NF-e 4.0
- Cronograma das mudanças da NF-e 4.0
- Para que servem as alterações da NF-e 4.0
- Principais mudanças da NF-e 4.0
- Como emitir notas fiscais eletrônica corretamente
Como funciona a nova NF-e 4.0
Quando se fala nas principais mudanças da NF-e 4.0 é preciso dizer que isso, em especial, diz respeito ao layout do documento, que foi alterado. Vale lembrar que a nota fiscal eletrônica é um documento exclusivamente digital, em formato XML.
Portanto, as mudanças são basicamente na maneira como as suas informações estão organizadas. Mesmo sendo algo simples, é importante que o sistema da sua empresa que emite as notas fiscais atenda as novas exigências.
Vale lembrar ainda que a nota fiscal eletrônica é um documento exigido, atualmente, por parte do governo a um grande número de empresas, inclusive, de venda de bens e mercadorias.
Com a NF-e, quem vende consegue informar as suas transações comerciais com maior transparência. Isso evita a sonegação de impostos.
Cronograma das mudanças da NF-e 4.0
As alterações da NF-e chegam depois de três anos da última atualização. No entanto, ainda em novembro de 2016, a Encat – Coordenação Técnica do Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais informou que o documento mudaria.
Desde então, foram iniciados os devidos procedimentos para chegar até o dado momento, quando o novo modelo de torna obrigatório. Primeiro, foi estreado o ambiente de homologação, para serem realizados os testes com os emissores da nova NF-e.
Depois começou o ambiente de produção para a nova versão. Em seguida, o funcionamento da nova versão, quando ainda podia ser enviada a antiga, a NF-e 3.10. Esse processo todo serve para que não só o governo, mas também as empresas se acostumem com o novo modelo.
Para que servem as alterações da NF-e 4.0
É importante para as empresas testarem os novos modelos antes dos antigos deixarem de ser aceitos. Afinal, se na hora de enviar a nova versão da nota fiscal eletrônica houver problemas, pois não foi testada anteriormente, a empresa vai ter que resolver o problema logo.
Além disso, é necessário dizer que as mudanças, mesmo importantes da nova versão da NF-e 4.0, consistem em alterações técnicas. Dessa maneira, não afetam a maneira como se emite e como se entende o documento fiscal.
Isso quer dizer que quem deve se preocupar com as mudanças são, principalmente, as empresas que fornecem os emissores de notas ficais eletrônicas. Os empresários, por outro lado, devem se atentar em ter emissores atualizados para a nova versão.
Principais mudanças da NF-e 4.0
Confira a seguir quais são as principais mudanças na emissão de notas fiscais:
- Adoção do protocolo TLS 1.2 ou superior, a fim de garantir uma maior segurança do processo, sendo que o protocolo SSL usado anteriormente foi considerado vulnerável;
- Novas regras de validação, por conta dos novos campos e controles;
- Possibilidade de escolher a opção 5 no Grupo Identificação da Nota Fiscal Eletrônica, referente ao campo Indicador de presença, que aponta operação presencial, ideal para vendas ambulantes;
- Novos campos a respeito o FCP – Fundo de Combate à Pobreza, que recebe recursos do ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços;
- Inclusão de novas modalidades de frete no Grupo X – Informações do Transporte da NF-e. Assim, é possível selecionar ainda transporte próprio por conta do destinatário ou transporte próprio por conta do remetente.
- Novo campo, que indica a maneira de pagamento, passa a fazer parte do Grupo de Informações de Pagamento, sendo possível ainda informar o valor do troco.
- O campo sobre pagamento também passa a solicitar mais informações, não só apenas se é à vista ou a prazo, mas se é com dinheiro, cartão de crédito, cartão de débito, cheque ou vale alimentação;
- Inserção do Grupo Rastreabilidade de Produto, tendo a função de garantir informações para o rastreamento de produtos que estão sujeitos às regulações sanitárias;
- Exigência de informar o código da Anvisa – Agência Nacional de Vigilância Sanitária, em caso de medicamentos.
Como emitir notas fiscais eletrônica corretamente
Mesmo que seja fundamental os empresários estarem bem informados sobre quais são as principais mudanças da NF-e 4.0 e demais assuntos relativos ao fisco, é ainda mais urgente que saibam como escolher o melhor emissor de nota fiscal eletrônica para a sua empresa.
Um software ERP é uma das principais soluções para garantir a adequada emissão do documento fiscal, bem como da gestão dos seus arquivos XML. Isso porque eles devem ser armazenados por cinco anos e serem fáceis de acessar quando for necessário.
O responsável pelo sistema de gestão empresarial garante essas vantagens e a comodidade de armazenar em seus servidores os arquivos das NF-e. Isso significa que não é preciso usar o espaço disponível nos computadores da sua empresa.
Imagine que anos de notas fiscais ocupam muito espaço. Se o software ERP for online, possui a vantagem ainda de permitir o acesso remoto a esses documentos, para serem consultados quando preciso, de qualquer lugar e a qualquer momento.
Além disso, o emissor de NF-e pode ser conectado aos demais setores, como financeiro e vendas. Isso porque o software ERP atende a todos os departamentos do seu negócio, além de estoque, comercial, marketing, RH e os demais.
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