O controle de estoque é um dos principais pontos que qualquer empresa precisa executar com maestria, afinal, ele influenciará em todo o operacional do negócio e pode determinar o crescimento ou a falência do mesmo.
Quando falamos em estabelecimentos que possuem um alto giro de produtos, como um supermercado ou uma loja de brindes, esse controle precisa ser ainda melhor feito, para que o processo de compra e venda seja feito de forma segura.
Imagine o cenário de um supermercado. Diariamente, fornecedores chegam com entregas em grandes quantidades, assim como a quantidade de clientes que passam pela loja é alta.
Se o controle de estoque não é bem executado, fica muito difícil saber quanto foi comprado, quanto foi vendido, qual a lucratividade das vendas efetuadas e como os próximos pedidos serão gerenciados junto aos fornecedores.
Neste artigo, elencamos alguns fatores que vão fazer a diferença no gerenciamento do estoque da sua empresa e como você poderá otimizar os processos para torna-lo ainda mais fácil.
Qual a influência do cadastro dos produtos no controle de estoque?
O controle de estoque passa por algumas etapas para que seja executado de forma correta, por exemplo:
- Recebimento da mercadoria;
- Cadastro dos novos produtos;
- Entrada dos produtos;
- Venda dos produtos;
- Baixa no estoque.
Pode-se perceber que o cadastro dos produtos é uma das etapas e, talvez, seja a mais importante delas, pois é através dele que o restante das etapas funcionará de forma orgânica.
O cadastro completo de um produto é feito, sempre, na primeira vez que ele é adquirido pela sua empresa. Após isso, ao receber os fornecedores, os responsáveis pelo recebimento e pelo estoque darão apenas a entrada dos mesmos.
Todavia, o cadastro guiará o processo, desde o recebimento até a venda e a baixa no estoque. Quando feito de forma errada, pode ocasionar problemas e possíveis falhas no controle de quantidades dos itens.
Além disso, estas falhas podem gerar problemas ainda maiores envolvendo tributação, fiscalização e, naturalmente, as informações relacionadas a custos e lucratividade do negócio como um todo.
Por isso, a seguir, disponibilizamos algumas dicas para você melhorar o seu controle de estoque e, em seguida, orientações sobre o cadastro de produtos no seu estabelecimento.
Dicas para otimizar o controle de estoque
Possuir um controle de estoque otimizado significa ganho de produtividade da equipe, garantia de organização do armazenamento e da venda dos produtos, assim como melhora o controle sobre o negócio como um todo.
Por isso, algumas práticas são essenciais para que qualquer empresa que trabalhe com um fluxo considerável de estoque consiga gerenciar este processo e melhorar o funcionamento da organização como um todo.
Defina os processos para cada etapa do controle
Ter a equipe ciente do que precisa fazer é essencial para que as ações sejam executadas de forma regular e com alta confiabilidade. É mais fácil possuir um padrão na hora de executar atividades cotidianas.
Por isso, uma boa prática é desenhar como funcionam as etapas na prática e definir quais são as atividades chave que precisam ser executadas de forma padronizada.
Após essas definições, capacite a sua equipe para que os processos se tornem um hábito e, após a fase de implantação, cada fase do controle de estoque seja executada de forma perfeita.
Tenha pessoas específicas para cada etapa
Esta é uma orientação para os negócios que já possuem um determinado porte, onde a equipe começa a crescer e o gerenciamento fluxo de mercadorias se torna inviável se executado por apenas uma pessoa.
Desta forma, elencando pessoas que se tornem especialistas em cada etapa, a padronização da execução fica fácil e todos conseguem executar as suas obrigações com maior agilidade.
Já pensou se, em um supermercado, a mesma pessoa tivesse que receber a mercadoria, cadastrá-la no sistema e, após isso, disponibilizá-la na área de vendas? O processo se tornaria caro extremamente ineficiente.
Utilize um sistema para gestão do estoque
Esta é uma dica para qualquer negócio, desde as mercearias menores até grandes varejistas. A sistematização do estoque é uma implementação que auxilia em diversos fatores dentro da empresa.
Desde a gestão dos itens que entram e saem até as questões que envolvem as partes fiscais e contábeis, o sistema será um centralizador de informações e um grande facilitador para qualquer ação.
Como efetuar um cadastro de produtos eficiente?
Como parte importante do controle de estoque, o cadastro de produtos precisa de algumas implementações específicas para que auxilie todas as outras etapas de funcionamento do seu negócio.
Padronize o cadastro
O cadastro de produtos envolve uma grande quantidade de informações, como nome, código de barras, marca, preço de custo, preço de venda, tributações, entre outros que variam para cada negócio.
Por isso, criar um padrão de cadastro é essencial para que os produtos sejam cadastrados de forma correta e a consulta posterior seja facilitada.
Desde a forma como o nome é cadastrado, suas abreviações, nomes das marcas, padrão de código de barras, entre outros, todas as informações devem seguir um padrão de cadastro.
Gerencie os fatores de conversão
Os fatores de conversão são melhores explicados com exemplos, entretanto, via de regra, são fatores que gerenciam produtos que são recebidos de uma forma e vendidos de outra.
Por exemplo, ao receber vários fardos de refrigerante em lata, um supermercado registrará a entrada do produto baseada na quantidade de fardos recebidos (contendo 12 latas), todavia, a venda é feita de forma individualizada.
No cadastro do produto, é preciso relacionar o fardo recebido com o produto individual que é vendido, já que possuem códigos diferentes. Ao dar entrada no fardo, o sistema contabilizará 12 latas, facilitando o controle após a venda.
Organização dos cadastros baseada em tags e categorias
Cada vez mais, a variedade de produtos aumentará no estoque. Com isso, se faz necessária a organização dos itens em grupos, fator que facilitará a geração de relatórios e a verificação de dados baseados em grupos.
Assim, será possível saber qual foi a margem de lucro da padaria, por exemplo, ou do açougue. Isso facilitará as tomadas de decisão da gestão da empresa e tornará o negócio ainda mais fácil de ser conduzido.
Conclusão
Controle de estoque e cadastro de produtos são fatores fundamentais na gestão de qualquer negócio que trabalha com alto fluxo de entrada e saída de itens.
Com isso, a utilização de um sistema, a padronização de processos e a capacitação das pessoas se torna indispensável para o bom funcionamento da sua empresa.
